Πρόκειται για μια συνεδρίαση στην οποία παρέστησαν εκτός των προαναφερόμενων και όλοι οι εκπρόσωποι των εμπλεκόμενων φορέων, προκειμένου όλα να είναι έτοιμα και να διεξαχθεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, ένας θεσμός που προσελκύει χιλιάδες επισκέπτες στην πόλη της Ξάνθης, από όμορους και όχι μόνο νομούς.
Κατά την διάρκεια της συνεδρίασης αναπτύχθηκαν και προτάσεις για την αναβάθμιση των Γιορτών Παλιάς Πόλης, ενώ ο πρόεδρος του Κέντρου Πολιτισμού του Δήμου Ξάνθης συζήτησε με τους συλλόγους θέματα που αφορούν την καλύτερη λειτουργία των συλλόγων, ευχόμενος οι εκδηλώσεις να στεφθούν με απόλυτη επιτυχία.
